Elektronische Rechnung – der Nebel lichtet sich!


Bereits in drei Arti­keln habe ich in die­sem Blog die Pro­ble­ma­tik der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­le­gung bespro­chen. Zuletzt hatte ich am30. Sep­tem­ber 2011darüber berich­tet, dass der Bun­des­tag am23.09.2011dem Steu­er­ver­ein­fa­chungs­ge­setz 2011 zuge­stimmt hatte. Dies ent­hält u. a. die Rege­lung, dass eine elek­tro­ni­sche Signa­tur im Hin­blick auf die umsatz­steu­er­li­che Aner­ken­nung nicht mehr zwin­gend erfor­der­lich ist. Völ­lig unklar war jedoch, wel­che Anfor­de­run­gen die Finanz­ver­wal­tung an ein inner­be­trieb­li­ches Kon­troll­ver­fah­ren mit ver­läss­li­chem Prüf­pfad zwi­schen Rech­nung und Leis­tung stellt – und wel­che Aus­wir­kun­gen es hat, wenn die­ser Prüf­pfad nicht als ver­läss­lich ange­se­hen wird.

Dies dürfte für man­chen Unter­neh­mer ein Pro­blem dar­ge­stellt haben, das ihn bis­her gehin­dert hat, die elek­tro­ni­sche Rech­nung ein­zu­set­zen. Denn das Umsatz­steu­er­recht ist hoch kom­plex. Betriebs­prü­fer lie­ben es des­halb, sich auf rein for­male Anfor­de­run­gen bzw. Feh­ler zurück­zie­hen, um den Vor­steu­er­ab­zug bei einer Betriebs­prü­fung zu ver­sa­gen, was zu Umsatz­steu­er­nach­zah­lun­gen füh­ren kann.

Doch nun gibt es ein BMF-​​Schreiben (Schrei­ben des Bun­des­mi­nis­te­ri­ums für Finan­zen) vom2. Juli 2012, das die Anfor­de­run­gen klar stellt und geeig­net ist, auf­ge­regte Gemü­ter zu beru­hi­gen.

Zum Einen: die Archi­vie­rung einer elek­tro­nisch über­mit­tel­ten Rech­nung muss in dem For­mat erfol­gen, in dem der Emp­fän­ger die Rech­nung erhal­ten hat. Eine Umfor­ma­tie­rung ist also nicht erfor­der­lich – und nicht erlaubt! Word-​​Datei ist Word-​​Datei, pdf-​​Rechnung ist und bleibt pdf. Und außer­dem: selbst wenn es Ver­stöße gegen die Vor­schrif­ten zur Archi­vie­rung gibt, sol­len diese keine Aus­wir­kun­gen auf den Vor­steu­er­ab­zug haben. Immer­hin könn­ten es Ord­nungs­wid­rig­kei­ten sein, die aller­dings mit einer Geld­buße zwi­schen € 500 und € 5.000 geahn­det wer­den kön­nen.

Was bedeu­tet aber die Anfor­de­rung des Prüf­pfa­des zwi­schen Rech­nung und Leis­tung? – es bedeu­tet eine Selbst­ver­ständ­lich­keit, näm­lich, dass der Unter­neh­mer prüft, ob der Rech­nung tat­säch­lich die ent­spre­chende Leis­tung zugrunde liegt. Und dass er dies doku­men­tiert, was bis­her bei Papier­rech­nun­gen durch das Abzeich­nen der Rech­nun­gen bzw. einen Rech­nungs­stem­pel erfolgt ist. Eine zukünf­tige elek­tro­ni­sche Doku­men­ta­tion könnte bei­spiels­weise durch eine interne Rech­nungs­prü­fungs­da­tei erfol­gen, in der diese Prü­fungs­schritte ver­merkt sind.

Klar ist nun jeden­falls: die Anfor­de­run­gen an Archi­vie­rung und Prüf­pfad sind über­schau­bar. Einem wei­te­ren Vor­drin­gen der elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen wird nun nichts mehr ent­ge­gen ste­hen. Und noch bes­ser: bei elek­tro­ni­schem Rech­nungs­ver­sand kön­nen die Rech­nun­gen auch elek­tro­nisch an den Steu­er­be­ra­ter oder das Buch­hal­tungs­pro­gramm über­ge­ben wer­den, was auch hier die Effi­zi­enz deut­lich erhöht.

Wei­tere Ant­wor­ten hierzu kann Ihnen die Kanz­lei Lam­brecht & Marx, Steu­er­be­ra­ter • Rechts­an­wälte geben, www​.kanz​lei​-lam​brecht​.de

Stand: 04.10.2012