Bereits in drei Artikeln habe ich in diesem Blog die Problematik der elektronischen Rechnungslegung besprochen. Zuletzt hatte ich am30. September 2011darüber berichtet, dass der Bundestag am23.09.2011dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 zugestimmt hatte. Dies enthält u. a. die Regelung, dass eine elektronische Signatur im Hinblick auf die umsatzsteuerliche Anerkennung nicht mehr zwingend erforderlich ist. Völlig unklar war jedoch, welche Anforderungen die Finanzverwaltung an ein innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung stellt – und welche Auswirkungen es hat, wenn dieser Prüfpfad nicht als verlässlich angesehen wird.
Dies dürfte für manchen Unternehmer ein Problem dargestellt haben, das ihn bisher gehindert hat, die elektronische Rechnung einzusetzen. Denn das Umsatzsteuerrecht ist hoch komplex. Betriebsprüfer lieben es deshalb, sich auf rein formale Anforderungen bzw. Fehler zurückziehen, um den Vorsteuerabzug bei einer Betriebsprüfung zu versagen, was zu Umsatzsteuernachzahlungen führen kann.
Doch nun gibt es ein BMF-Schreiben (Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen) vom2. Juli 2012, das die Anforderungen klar stellt und geeignet ist, aufgeregte Gemüter zu beruhigen.
Zum Einen: die Archivierung einer elektronisch übermittelten Rechnung muss in dem Format erfolgen, in dem der Empfänger die Rechnung erhalten hat. Eine Umformatierung ist also nicht erforderlich – und nicht erlaubt! Word-Datei ist Word-Datei, pdf-Rechnung ist und bleibt pdf. Und außerdem: selbst wenn es Verstöße gegen die Vorschriften zur Archivierung gibt, sollen diese keine Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug haben. Immerhin könnten es Ordnungswidrigkeiten sein, die allerdings mit einer Geldbuße zwischen € 500 und € 5.000 geahndet werden können.
Was bedeutet aber die Anforderung des Prüfpfades zwischen Rechnung und Leistung? – es bedeutet eine Selbstverständlichkeit, nämlich, dass der Unternehmer prüft, ob der Rechnung tatsächlich die entsprechende Leistung zugrunde liegt. Und dass er dies dokumentiert, was bisher bei Papierrechnungen durch das Abzeichnen der Rechnungen bzw. einen Rechnungsstempel erfolgt ist. Eine zukünftige elektronische Dokumentation könnte beispielsweise durch eine interne Rechnungsprüfungsdatei erfolgen, in der diese Prüfungsschritte vermerkt sind.
Klar ist nun jedenfalls: die Anforderungen an Archivierung und Prüfpfad sind überschaubar. Einem weiteren Vordringen der elektronischen Rechnungen wird nun nichts mehr entgegen stehen. Und noch besser: bei elektronischem Rechnungsversand können die Rechnungen auch elektronisch an den Steuerberater oder das Buchhaltungsprogramm übergeben werden, was auch hier die Effizienz deutlich erhöht.
Weitere Antworten hierzu kann Ihnen die Kanzlei Lambrecht & Marx, Steuerberater • Rechtsanwälte geben, www.kanzlei-lambrecht.de
Stand: 04.10.2012